Le standard de facto pour les documents est aujourd'hui les formats DOC/XLS/PPT de Microsoft, utilisés pour les textes, les euilles de caluls et les présentations. Les extensions de ces fichiers sont bien connues (".doc", ".xls", ".ppt"), et beaucoup d'utilisateurs échangent des documents dans ces formats.
Ces formats posent de nombreux problèmes, un des plus importants étant que ce sont des "formats binaires", c'est-à-dire qu'ils sont illisibles sans un programme approprié qui peut les comprendre. Cela a également été un gros problème pour la communauté du logiciel libre parce que la spécification de ces formats (une spécification est un document expliquant comment un format fonctionne) n'a jamais été publiée par Microsoft. Les développeurs de logiciels libres ont donc du comprendre comment les formats binaires de Microsoft marchaient en analysant des documents, ce qui représente un énorme travail. De plus, Microsoft pouvait à tout moment changer le format comme ils le disiraient, ce qui fait que les développeurs de logiciels libres devaient surveillers les changements que apportés à Microsoft Office.
Ajourd'hui ce format, bien que très mauvais et non approuvé comme standard, est largement utilisé et est implémenté dans beaucoup de suites bureautiques libres comme OpenOffice.org et KOffice. Ce support a été amélioré par des années de travail difficile.
D'un autre coté, OpenOffice.org, une suite bureautique libre, utilise un format basé sur XML depuis des années. Les fichiers créés avec ont des extensions comme ".sxw", ".sxc", ".sxi". En fait ce ne sont que des fichiers XML compressés dans un fichier ZIP. Les fichiers XML sont faits de texte et de balises qui y ajoutent une structure. Cela signifie que si vous avez un fichier SXW fait avec OpenOffice.org mais que vous n'avez pas installé OpenOffice.org, vous pouvez toujours dézipper le fichier et regarder le code XML.
L'OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) a ensuite développé un nouveau standard basé sur celui d'OpenOffice.org : OpenDocument. Les fichiers OpenDocument ont des extensions comme ".odt", ".ods", ".odp". Ce nouveau standard utilise la même idée (des fichier XML dans un ZIP) et est pratiquement identique. Mais la nouvelle idée est de publier un standard que d'autres suites bureautiques pourraient implémenter. OpenOffice.org serait alors juste une des implémentations.
Le 3 mai 2006, OpenDocument a été approuvé comme standard ISO (International Organization for Standards) avec le numéro ISO/IEC 26300:2006. Il fut finalement publié le 30 novembre 2006 par l'ISO.
OpenOffice.org est bien sûr passée à OpenDocument, qui est le format par défaut dans cette suite depuis sa version 2.0 (sorite le 20 octobre 2005). La suite bureautique libre KOffice a abandonné son ancien format pour utiliser OpenDocument, qui est maintenant également le format par défaut dans cette suite. Cela signifie par exemple que les documents créés avec KOffice peuvent être modifiés en utilisant OpenOffice.org (et vice-versa). D'autres programmes qui ont implémenté OpenDocument incluent Google Docs, et IBM Lotus Symphony.
Dans le même temps, Microsoft a développé un nouveau format, basé sur la même idée (des fichiers XML dans un ZIP), mais différent, et en a fait le format par défaut dans Microsoft Office 2007. Par exemple, les documents Microsoft Word ont maintenant l'extension ".docx". Ce nouveau format, nommé Office Open XML (qui n'a pourtant rien à voir avec "OpenOffice.org XML" qui est l'ancetre d'OpenDocument), parfois simplement appelé OpenXML ou OOXML, a été approuvé par l'ECMA. Bien que controversé, OOXML a été approuvé par l'ISO le 2 avril 2008.
Office Open XML fait approximativement la même chose que OpenDocument. Les deux formats n'ont pas les mêmes fonctionnalités mais aucun n'est une supériorité évidente sur l'autre dans ce domaine. Les problèmes liés à Office Open XML incluent :
Autres informations sur OpenDocument et Office Open XML :
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